Règles de gestion et dictionnaire des données

Les règles de gestion sont les phrases qui décrivent le fonctionnement d'une organisation, par exemple « un exemplaire est rattaché à un seul site ». Le dictionnaire des données est le tableau qui recense, une seule fois chacune, les informations élémentaires à mémoriser, avec leur nom, leur type et leur signification. Ensemble, ils forment la matière première du MCD : ce chapitre montre comment les obtenir et comment les épurer, sur le cas du réseau de médiathèques Rivelire.

Recueillir le besoin

Avant de dessiner quoi que ce soit, il faut comprendre comment fonctionne l'organisation. Trois sources, qu'on croise toujours :

• Les entretiens avec les futurs utilisateurs : la responsable du réseau, deux bibliothécaires, l'agent d'accueil. Pose des questions concrètes (« Que se passe-t-il quand un adhérent perd un livre ? ») plutôt que générales (« De quelles données avez-vous besoin ? »).
• Les documents existants : la fiche d'inscription, le ticket de prêt, la lettre de relance, le tableur actuel. Chaque rubrique d'un document est une donnée candidate.
• Le cadre réglementaire : le règlement intérieur des médiathèques, et le RGPD pour les données personnelles (cours Droit du numérique et RGPD). Il interdit par exemple de garder l'historique des lectures d'un adhérent plus longtemps que nécessaire.

À l'examen, ce travail est déjà fait : l'énoncé te donne le contexte et les règles, souvent mêlés dans un texte. Ton travail est de les en extraire.

Les règles de gestion

Une règle de gestion est une phrase qui énonce une contrainte ou un fonctionnement de l'organisation, indépendamment de l'informatique. On les numérote (RG1, RG2…) pour pouvoir y renvoyer dans le MCD et dans le code.

On distingue quatre sortes de règles, qui n'atterrissent pas au même endroit :

Une bonne règle de structure se lit dans les deux sens et dit combien : « un exemplaire est rattaché à un seul site ; un site possède zéro, un ou plusieurs exemplaires ». Si l'énoncé n'en donne qu'un sens, c'est à toi de te poser la question inverse, et de choisir l'hypothèse la plus réaliste en l'écrivant.

Voici les règles de gestion recueillies à Rivelire. Elles serviront jusqu'au chapitre 9.

RG1. Le réseau compte plusieurs sites. Chaque site a un code de trois lettres (CEN pour la médiathèque centrale), un nom, une adresse et une ville.

RG2. Chaque document du catalogue (un livre, un film ou un jeu vidéo) porte un numéro unique, un titre, une année de parution et un résumé.

RG3. Un document appartient à un seul genre (roman policier, bande dessinée, documentaire jeunesse…). Un genre, identifié par un code court, regroupe zéro, un ou plusieurs documents.

RG4. Un document peut avoir plusieurs contributeurs : auteur, illustrateur, traducteur, réalisateur, studio. Certains documents n'en ont aucun de connu. On n'enregistre un contributeur que s'il a participé à au moins un document du catalogue. Sur un document donné, un contributeur a un seul rôle.

RG5. Le réseau possède zéro, un ou plusieurs exemplaires de chaque document : zéro quand le document est commandé mais pas encore reçu. Un exemplaire est identifié par le code-barres collé sur sa couverture ; on note sa date d'acquisition et son état (neuf, bon, usé, abîmé).

RG6. Un exemplaire est rattaché à un seul site. Un site possède zéro, un ou plusieurs exemplaires.

RG7. Un adhérent est identifié par le numéro de sa carte. On enregistre son nom, son prénom, sa date de naissance, sa date d'inscription et, s'il en a une, son adresse électronique, qui ne peut pas être partagée avec un autre adhérent.

RG8. Un adhérent de moins de 14 ans doit avoir un responsable légal, lui-même adhérent. Un adhérent peut être responsable de plusieurs mineurs.

RG9. Un emprunt est fait par un seul adhérent et porte sur un seul exemplaire. On note la date d'emprunt, la date de retour prévue et la date de retour effective, vide tant que le document n'est pas rendu. Un adhérent peut emprunter plusieurs fois le même exemplaire, à des dates différentes.

RG10. La durée de prêt est de 21 jours. Un emprunt peut être prolongé une fois, de 21 jours.

RG11. Un adhérent ne peut pas avoir plus de dix emprunts en cours.

RG12. Un adhérent peut réserver un document (pas un exemplaire précis) ; on note la date de la réservation. Une réservation est supprimée quand l'adhérent emprunte le document ou qu'il l'annule.

RG13. Pour un livre, on connaît son ISBN et son nombre de pages ; pour un film, sa durée en minutes ; pour un jeu vidéo, sa plateforme et sa classification PEGI.

RG14. L'écran d'un adhérent affiche son âge et son nombre d'emprunts en cours ; celui d'un emprunt affiche son retard en jours.

Classe-les : RG1 à RG9, RG12 et RG13 sont des règles de structure (avec des données à mémoriser). RG10 est une règle de calcul, RG11 une règle de contrainte. RG8 mêle structure (un responsable est un adhérent) et contrainte (obligatoire en dessous de 14 ans). RG14 décrit des données calculées.

Le dictionnaire des données

Le dictionnaire des données est un tableau qui liste toutes les informations à mémoriser, chacune une seule fois, avec ce qu'il faut savoir pour la stocker. Il n'existe pas de format officiel ; les colonnes suivantes sont les plus courantes, et celles que tu trouveras dans les sujets et dans les logiciels de modélisation.

Le type se décide sur l'usage, pas sur l'apparence. Un numéro de téléphone, un code postal ou un code-barres sont composés de chiffres, mais on ne fait jamais de calcul dessus et un zéro en tête doit être conservé : ils sont alphanumériques. Une quantité ou un nombre de pages, sur lesquels on calcule, sont numériques.

Voici le dictionnaire des données de Rivelire. Les données de la RG13, propres aux livres, aux films et aux jeux, sont regroupées à la fin : elles serviront au chapitre 7.

Trois remarques sur ce tableau. date_retour_prevue suit une règle de calcul, mais elle est stockée (nature E) : une prolongation la modifie, on ne pourrait donc pas la recalculer à coup sûr. Le responsable légal de la RG8 n'ajoute aucune donnée : c'est un adhérent, déjà décrit, et le lien entre un mineur et son responsable sera une association. Enfin, les données de la RG14 n'y figurent pas, pour une raison expliquée juste après.

Épurer le dictionnaire

Une liste brute de données, tirée des documents et des entretiens, contient toujours des intrus. Avant de modéliser, on la nettoie.

Les synonymes. Deux noms pour la même information. La carte d'adhérent parle de « n° de lecteur », le ticket de prêt de « n° d'adhérent » : c'est la même donnée, on n'en garde qu'une, num_adherent.

Les polysémies. Un seul nom pour plusieurs informations. « Nom » désigne le nom d'un adhérent, d'un site ou d'un contributeur ; « date » peut être la date d'emprunt, de retour ou d'inscription. On les distingue par un code précis : nom_adherent, nom_site, date_emprunt, date_retour.

Les données calculées. L'âge d'un adhérent se calcule à partir de sa date de naissance et de la date du jour ; le nombre d'emprunts en cours se compte ; le retard d'un emprunt se calcule à partir de la date de retour prévue. On ne les stocke pas : une valeur stockée vieillit (l'âge devient faux le jour de l'anniversaire) et peut contredire les données dont elle dérive. Le SQL les calcule à la demande, dans une requête ou une vue. Certains dictionnaires les gardent avec la nature C et leur règle de calcul, pour mémoire ; elles disparaissent ensuite du MCD.

Les paramètres. La durée de prêt (21 jours) et le nombre maximal d'emprunts (dix) sont les mêmes pour tous les adhérents. Les recopier sur chaque ligne serait de la redondance. On les écrit dans le code, ou mieux, dans une petite table de paramètres que l'administrateur peut modifier sans toucher au programme.

Les données composées. Une adresse « 12 rue des Tanneurs 25000 Besançon » mélange trois informations. Si l'on doit chercher ou trier par ville, il faut la découper : adresse_site et ville_site ici. Une donnée doit être atomique au sens de l'usage qu'on en fait, ce que la première forme normale exigera aussi.

Partir d'un document : le ticket de prêt

Les documents de l'organisation sont la meilleure source de données, à condition de les lire avec méthode. Voici le ticket qu'imprime aujourd'hui l'accueil de la médiathèque centrale.

RIVELIRE - Médiathèque centrale (CEN)
12 rue des Tanneurs, Valbourg
Ticket de prêt du 04/11/2026
Adhérent n° 20418 - DURAND Inès
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3700001234567  La Ville sous la neige   à rendre le 25/11/2026
3700009876543  Mon premier atlas         à rendre le 25/11/2026
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Emprunts en cours : 4 sur 10 autorisés

Rubrique par rubrique :

Une ligne du ticket concerne un exemplaire, avec sa propre date de retour : c'est le signe qu'un ticket regroupe plusieurs emprunts, chacun avec ses données. Le ticket lui-même n'est qu'une édition ; on ne le stocke pas.

Le dictionnaire à l'examen et dans ton dossier E6

Les sujets d'examen fournissent parfois un dictionnaire des données à côté du schéma relationnel, sous la forme d'un tableau « colonne, type, contraintes, description » ; le chapitre 1 du cours SQL en montre un. Lis-le avant d'écrire une requête : il dit quelles colonnes acceptent une valeur vide et quelles valeurs sont permises.

Dans ton dossier d'E6 SLAM, un dictionnaire des données à jour est une preuve simple et appréciée de la compétence « Concevoir ou adapter une base de données ». Quand tu fais évoluer ta base pendant l'épreuve, mets-le à jour en même temps que le MLD : la commission vérifie que la documentation suit le code.

Exercices

BON D'INTERVENTION n° 2026-0412
Date : 12/10/2026          Technicien : T07 - Moussa DIALLO
Demandeur : Julie LEFÈVRE, service Comptabilité, poste 214
Matériel : PC-0031, portable Dell Latitude 5440, acheté le 03/02/2025
Problème : écran noir au démarrage
Durée : 45 min     Taux horaire : 40 €     Montant facturé au service : 30 €