Chapitre 917 minIntermédiaire
Cahier des charges : contenu et valeur juridique
Par Josselyn C., prof de BTS SIO. Mis à jour le .
À la fin de ce chapitre, tu sauras
- dire quand un cahier des charges engage les parties ;
- trancher une contradiction grâce à l'ordre de préséance des documents ;
- dire qui répond d'une exigence ambiguë ou d'un oubli ;
- traiter une demande de changement par un avenant ;
- écrire des exigences vérifiables qui protègent le client.
4 exercices corrigés1 schéma
Le cahier des charges est le document par lequel un client décrit son besoin et ses exigences (fonctionnelles, techniques, de service, juridiques) avant de consulter des prestataires. Seul, il n'engage personne ; intégré au contrat, en annexe ou par renvoi, il devient la mesure de ce que le prestataire doit livrer, celle qu'on utilise à la recette et devant un juge. Ce chapitre suit le cahier des charges du besoin jusqu'au contrat, explique ce qui le rend contractuel, comment se règlent les contradictions et les ambiguïtés, qui répond d'un cahier des charges incomplet, comment le modifier et comment écrire des exigences qui protègent. Le plan type d'un cahier des charges est présenté dans le cours gestion de projet.
Du besoin au contrat
Le module de bon de livraison électronique de Sorbier suit le parcours classique :
- L'expression du besoin : Antoine recueille les attentes des chauffeurs, du service commercial et des clients.
- Le cahier des charges : il les formalise en exigences numérotées, avec les contraintes (hébergement, sécurité, délai, budget).
- La consultation : il l'envoie à Kerys et à deux autres prestataires, avec une date limite de réponse.
- Les offres : chaque prestataire répond par une proposition technique et financière.
- La négociation, puis le contrat, signé, auquel sont annexés le cahier des charges et l'offre retenue.
- La réalisation, souvent précédée de spécifications détaillées rédigées par le prestataire et validées par le client.
- La recette : le client vérifie que le livrable est conforme au contrat et à ses annexes.
Juridiquement, chaque étape a un statut différent. Le cahier des charges envoyé en consultation n'est pas une offre : il ne contient pas tous les éléments essentiels du contrat (le prix, notamment) et n'exprime pas la volonté d'être lié. C'est une invitation à entrer en négociation (article 1114 du Code civil). La réponse du prestataire, si elle est ferme et précise, est une offre, qu'il ne peut pas retirer avant l'expiration du délai qu'il a fixé (article 1116) ; d'où la mention « offre valable 90 jours ». Le contrat se forme quand le client l'accepte (la formation du contrat).
Ce qui le rend contractuel
Le cahier des charges devient une pièce du contrat de deux façons :
- il est annexé au contrat signé, et le contrat le cite dans la liste des documents contractuels ;
- ou le contrat y renvoie expressément : « la prestation est réalisée conformément au cahier des charges du 12 janvier 2026, version 1.2 ».
Dans les deux cas, chaque exigence qu'il contient devient une obligation du prestataire. Un module qui ne respecte pas une exigence du cahier des charges est non conforme : le client peut refuser la recette, exiger la correction, et en cas de forfait, invoquer l'inexécution d'une obligation de résultat.
Si le contrat ne cite pas le cahier des charges, celui-ci n'est pas sans effet : le juge peut s'en servir pour rechercher la commune intention des parties (article 1188). Mais sa force est bien moindre, et le prestataire pourra soutenir qu'il ne s'est engagé que sur son offre. D'où une règle simple : toujours faire viser la version exacte du cahier des charges dans le contrat.
Les spécifications rédigées ensuite par le prestataire et validées par écrit par le client deviennent elles aussi contractuelles : elles précisent le cahier des charges, et c'est souvent sur elles que se fait la recette. Les valider sans les lire, c'est accepter ce qu'elles disent, y compris ce qu'elles oublient.
L'ordre de préséance des documents
Un contrat informatique réunit plusieurs documents écrits à des moments différents, par des personnes différentes. Ils se contredisent parfois : le cahier des charges demande un export en PDF, l'offre ne prévoit qu'un export CSV. Pour trancher, les contrats bien rédigés contiennent une clause d'ordre de préséance : la liste des documents contractuels, du plus fort au plus faible.
L'ordre ci-dessus est fréquent, mais ce n'est pas une règle légale : c'est celui que le contrat fixe qui compte. Un prestataire qui place son offre au-dessus du cahier des charges du client fait passer ses propres limites avant les exigences du client ; le client doit le voir avant de signer.
Le Code civil donne aussi deux règles utiles quand des documents se combinent :
- toutes les clauses s'interprètent les unes par rapport aux autres, en donnant à chacune le sens qui respecte la cohérence de l'acte tout entier (article 1189) ;
- les conditions particulières, négociées, l'emportent sur les conditions générales (article 1119), et quand les conditions générales des deux parties se contredisent, les clauses incompatibles sont sans effet.
Interpréter un document ambigu
Quand une exigence peut se lire de deux façons (« le module devra être rapide », « compatible avec les terminaux des chauffeurs »), le juge cherche d'abord la commune intention des parties plutôt que le sens littéral (article 1188). S'il reste un doute, l'article 1190 donne une règle décisive : « Dans le doute, le contrat de gré à gré s'interprète contre le créancier et en faveur du débiteur, et le contrat d'adhésion contre celui qui l'a proposé. »
Appliqué au cahier des charges : dans un contrat négocié, le créancier de l'obligation de livrer un module conforme, c'est le client. Une exigence ambiguë s'interprète donc en faveur du prestataire. Autrement dit, le client paie le prix de ses imprécisions. Inversement, dans les conditions générales non négociables d'un éditeur SaaS, une clause ambiguë s'interprète contre l'éditeur, qui l'a rédigée. Enfin, une clause claire et précise ne s'interprète pas : on l'applique (article 1192).
Un cahier des charges incomplet : qui est responsable ?
Le cahier des charges oublie souvent quelque chose : un volume, un cas particulier, une contrainte de sécurité. Qui en porte les conséquences ? Les tribunaux mettent en balance deux devoirs vus au chapitre 3 :
- le client doit exprimer son besoin de façon complète et claire : c'est son devoir de collaboration. Un client qui a sa propre DSI, compétente, sera jugé plus sévèrement qu'une PME sans informaticien ;
- le prestataire, professionnel, doit analyser le cahier des charges, poser les questions que ses lacunes appellent et alerter sur ce qui manque ou sur ce qui ne marchera pas : c'est son devoir de conseil. Il ne peut pas se retrancher derrière un cahier des charges qu'il savait, ou devait savoir, insuffisant.
Le résultat est souvent un partage de responsabilité, qui dépend des preuves : questions posées pendant la consultation, réponses du client, comptes rendus de réunion, réserves écrites dans l'offre. D'où l'intérêt d'une phase de questions-réponses écrite pendant la consultation, dont les réponses sont communiquées à tous les candidats et annexées au contrat.
Modifier en cours de route : demande de changement et avenant
Un besoin évolue. Le contrat, lui, ne se modifie que par l'accord des deux parties (article 1193). La bonne pratique :
- le client exprime la nouvelle demande par écrit ;
- le prestataire l'analyse et la chiffre : coût, délai, impact sur le planning et sur les autres exigences ;
- le client décide (souvent en comité de pilotage) ;
- l'accord est formalisé par un avenant signé, qui modifie le prix, le délai ou le périmètre.
Au forfait, toute demande hors du cahier des charges est un supplément : le prestataire n'est pas tenu de la réaliser gratuitement, et le délai initial ne tient plus si la demande le repousse. Une accumulation de petites demandes acceptées oralement, sans avenant, s'appelle une dérive du périmètre : à la fin, le prestataire réclame des suppléments que le client conteste, et le client reproche un retard que le prestataire impute aux changements. La traçabilité évite le litige (gestion des changements en projet).
La recette : le cahier des charges sert de mesure
La recette est la vérification, par le client, que le livrable est conforme au contrat. Elle se fait à partir d'un cahier de recette : pour chaque exigence, un ou plusieurs tests, avec le résultat attendu. Elle se conclut par un procès-verbal :
| Décision | Sens | Conséquences habituelles |
|---|---|---|
| Recette sans réserve | Le livrable est conforme | Le solde du prix est dû, la période de garantie commence |
| Recette avec réserves | Conforme, sauf des anomalies non bloquantes listées | Le prestataire corrige dans un délai fixé ; une partie du paiement peut être retenue |
| Refus de recette | Anomalies bloquantes, non-conformité | Le prestataire doit corriger, une nouvelle recette a lieu ; le délai peut être dépassé |
Dans un marché public : CCTP et CCAG-TIC
Une collectivité, un hôpital public ou un lycée qui achète une prestation informatique passe un marché public, soumis au Code de la commande publique (règles de publicité, de mise en concurrence et d'égalité entre candidats). Le cahier des charges y prend des noms précis :
- le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) décrit le besoin technique : c'est le cahier des charges ;
- le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) fixe les règles propres au marché : prix, délais, pénalités, vérifications ;
- le CCAG-TIC (cahier des clauses administratives générales des marchés de techniques de l'information et de la communication, approuvé par un arrêté du 30 mars 2021) donne des règles générales, qui s'appliquent quand le marché y renvoie et que le CCAP n'y déroge pas.
Le CCAG-TIC organise la réception d'un système en deux étapes : une vérification d'aptitude (VA), qui constate que la solution livrée a les caractéristiques prévues, puis une vérification de service régulier (VSR), qui observe son fonctionnement en conditions réelles pendant trente jours. C'est une recette en deux temps, que tu retrouveras si tu travailles pour un acheteur public ou pour une ESN qui leur répond.
Écrire une exigence qui protège
Une exigence protège le client si elle est vérifiable à la recette, et le prestataire si elle est claire sur ce qui est dû. Les mêmes défauts reviennent dans tous les cahiers des charges :
| Exigence fragile | Pourquoi elle pose problème | Exigence qui protège |
|---|---|---|
| « Le module doit être rapide. » | Rapide pour qui, mesuré comment ? En cas de litige, elle s'interprète contre le client | « Le bon signé apparaît sur le site de suivi en moins de 10 secondes après la validation par le client, pour 95 % des livraisons, mesuré sur une semaine de production. » |
| « Compatible avec les terminaux des chauffeurs. » | Quels terminaux, quelles versions ? | « Fonctionne sur les tablettes Android des chauffeurs (Android 14 et versions ultérieures), y compris hors connexion, la synchronisation se faisant au retour du réseau. » |
| « Les données sont sécurisées. » | Invérifiable | « Les échanges sont chiffrés (TLS 1.2 au minimum) ; les signatures sont stockées dans l'Union européenne ; les comptes des chauffeurs sont nominatifs ; les accès sont journalisés et conservés un an. » |
| (rien sur la fin du contrat) | Le client ne pourra pas récupérer son code ni ses données | « Le prestataire cède au client, à titre exclusif, pour le monde entier et pour toute la durée des droits d'auteur, les droits de reproduction, d'adaptation, de représentation et de distribution du code source et de la documentation, pour tout usage, y compris la mise à disposition de tiers ; la cession prend effet au paiement du solde, après recette. Les bibliothèques tierces et leurs licences sont listées. » |
| (rien sur les licences tierces) | Une bibliothèque sous licence copyleft peut contraindre la diffusion | « Le prestataire n'intègre aucun composant dont la licence imposerait la publication du code du client ; il fournit la liste des composants et de leurs licences. » |
Exercices
Exercice 1 sur 4 Offre ou pas offre ? Réussi À revoir
Pour chaque document, dis s'il engage son auteur.
- Le cahier des charges du module, envoyé par Sorbier à trois ESN avec une date limite de réponse.
- La proposition de Kerys : « Module de bon de livraison électronique conforme à votre cahier des charges v1.2, au forfait de 18 600 € HT, livré en 10 semaines après la commande. Offre valable 90 jours. »
- Un courriel d'un commercial d'une autre ESN : « On peut sûrement vous faire ça pour une quinzaine de milliers d'euros, à voir. »
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 1
- Non : le cahier des charges ne contient pas le prix et n'exprime pas la volonté de Sorbier d'être liée. C'est une invitation à entrer en négociation (article 1114 du Code civil). Sorbier reste libre de ne retenir personne, en respectant la bonne foi.
- Oui : elle est ferme et précise (objet, prix, délai) : c'est une offre. Kerys ne peut pas la retirer avant 90 jours (article 1116) ; si Sorbier l'accepte dans ce délai, le contrat est formé.
- Non : « sûrement », « une quinzaine », « à voir » montrent qu'il n'y a ni prix précis ni volonté d'être lié. Ce n'est qu'une étape de la négociation.
Tu avais trouvé ?
Exercice 2 sur 4 Deux documents qui se contredisent Réussi À revoir
Le contrat signé entre Sorbier et Kerys cite les documents contractuels dans cet ordre : 1. le contrat ; 2. le cahier des charges v1.2 de Sorbier ; 3. l'offre de Kerys ; 4. les conditions générales de Kerys. Le cahier des charges exige « un export des bons signés en PDF ». L'offre de Kerys prévoit « un export CSV des bons signés ». Les conditions générales de Kerys plafonnent sa responsabilité à 10 % du prix, alors que le contrat la plafonne au prix total. À la livraison, le module n'exporte qu'en CSV.
- Le module est-il conforme ?
- Quel plafond de responsabilité s'applique ?
- Qu'aurait dû faire Kerys si elle ne voulait pas développer l'export PDF ?
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 2
- Non. Le cahier des charges (rang 2) l'emporte sur l'offre (rang 3) : l'export PDF est dû. Kerys doit le développer sans supplément, puisqu'il faisait partie du forfait.
- Le plafond du contrat (rang 1), égal au prix total, l'emporte sur celui des conditions générales (rang 4). C'est aussi la règle des conditions particulières qui priment sur les conditions générales (article 1119).
- Le signaler explicitement pendant la négociation, comme une réserve ou une exception à l'exigence, et obtenir que le contrat la mentionne (« par dérogation au cahier des charges, l'export se fait en CSV »). Glisser une différence dans l'offre ne suffit pas quand le cahier des charges est mieux placé dans l'ordre de préséance.
Tu avais trouvé ?
Exercice 3 sur 4 L'exigence ambiguë Réussi À revoir
Le cahier des charges, rédigé par Sorbier, demande que le module « fonctionne sur les tablettes des chauffeurs ». Les tablettes ont deux ans et fonctionnent sous une version d'Android que le module de Kerys ne prend pas en charge ; Kerys l'a développé pour les versions récentes. Sorbier refuse la recette. Kerys répond que le cahier des charges ne précisait pas la version. Analyse.
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 3
Règle. Le contrat s'interprète d'après la commune intention des parties (article 1188) ; dans le doute, un contrat de gré à gré s'interprète contre le créancier et en faveur du débiteur (article 1190). Le prestataire professionnel a par ailleurs un devoir de conseil : il doit s'informer du besoin et alerter le client.
Application. L'exigence vise « les tablettes des chauffeurs », des appareils existants et identifiables : la commune intention semble bien être de faire fonctionner le module sur ces tablettes-là, pas sur des tablettes en général. Si ce sens se dégage du contexte (par exemple, Sorbier a montré les tablettes en réunion ou les a décrites), Kerys devait les prendre en charge. Si le doute subsiste, l'article 1190 joue en faveur de Kerys, débiteur de l'obligation. Mais Kerys, en professionnelle, devait demander la version des tablettes : ne pas l'avoir fait est un manquement à son devoir de conseil.
Conclusion. La responsabilité sera vraisemblablement partagée : imprécision du cahier des charges rédigé par Sorbier, absence de question de Kerys. En pratique, les parties négocient un avenant (adaptation du module ou renouvellement des tablettes, avec un partage du coût). Leçon pour Sorbier : nommer les modèles et les versions dans le cahier des charges.
Tu avais trouvé ?
Exercice 4 sur 4 Une demande de plus Réussi À revoir
En cours de développement, Sofiane Benali demande à Kerys, au téléphone, d'ajouter l'envoi automatique du bon signé par courriel au client. Le développeur de Kerys accepte « pour rendre service ». À la livraison, le module a deux semaines de retard et Kerys facture 2 400 € HT de supplément. Sorbier refuse de payer et réclame des pénalités de retard.
- Quelles erreurs ont été commises, de chaque côté ?
- Comment la demande aurait-elle dû être traitée ?
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 4
- Côté Sorbier : une demande hors cahier des charges faite par oral, par une personne qui n'est pas l'interlocuteur désigné pour le contrat, sans décision ni écrit. Côté Kerys : un développeur qui accepte une modification du périmètre sans chiffrage ni accord écrit de son responsable et du client. Résultat : aucune preuve de ce qui a été convenu, ni du prix ni du nouveau délai.
- Par la procédure de changement : demande écrite d'Antoine, interlocuteur du contrat ; analyse et chiffrage par Kerys (coût, impact sur le délai) ; décision de Sorbier ; avenant signé qui fixe le supplément et le nouveau délai (article 1193). Le litige actuel se réglera sur les preuves (courriels, comptes rendus) ; faute d'avenant, Kerys aura du mal à obtenir le supplément, et Sorbier à obtenir des pénalités pour un retard dû à sa propre demande.
Tu avais trouvé ?