Gérer le parc : fiches, logiciels et actifs personnalisés

Gérer le parc dans GLPI, c'est tenir à jour une fiche par équipement (son identité, sa place, son utilisateur, ses logiciels, ses liens avec les autres éléments) et savoir retrouver, modifier et exploiter ces fiches en masse. Ce chapitre décrit la fiche d'un ordinateur onglet par onglet, la préparation des listes de valeurs, la saisie avec des gabarits et la numérotation automatique, la recherche et les actions massives, puis les actifs personnalisés apparus avec GLPI 11.

Les types d'actifs du menu Parc

Préparer les intitulés avant de saisir

Avant la première fiche, prépare les listes de valeurs que toutes les fiches utiliseront, dans Configuration > Intitulés. Une liste propre dès le départ évite d'avoir « Siège », « siege » et « SIEGE » comme trois lieux différents, et donc des recherches fausses.

La convention de nommage se décide aussi avant de déployer. Celle de Cèdre Habitat : PC- suivi du code du site (SIE, VEN, VIL, SOL pour l'association) et d'un numéro sur trois chiffres, par exemple PC-SIE-047. Les serveurs suivent le même principe (SRV-SIE-FIC01 pour le serveur de fichiers). Le nom est celui de la machine dans Windows ou Linux ; l'agent le recopie dans GLPI. Le numéro d'inventaire, lui, est l'étiquette collée sur le matériel ; il ne change jamais, même si la machine est renommée ou réaffectée.

La fiche d'un ordinateur, champ par champ

Ouvre Parc > Ordinateurs et clique sur un poste. L'onglet principal regroupe l'identité de la machine :

Puis viennent les onglets. Tu n'as pas besoin de tous les connaître par cœur, mais tu dois savoir où chercher :

Ajouter un équipement à la main, pas à pas

Le siège reçoit un écran Dell P2425 pour le bureau de Mme Roussel. L'agent du poste le verra une fois branché, mais Sarah veut le tracer dès sa réception.

1. Parc > Moniteurs, bouton Ajouter. Si des gabarits existent, GLPI propose d'en choisir un ; sinon, une fiche vierge s'ouvre.
2. Renseigne le nom (ECR-SIE-089), le statut (« En stock »), le lieu (Siège > Réserve DSI), le fabricant, le modèle, le numéro de série et le numéro d'inventaire de l'étiquette.
3. Ajouter. La fiche existe ; son historique commence.
4. Le jour de l'installation, passe le statut à « En service », change le lieu (Bureau 204) et l'utilisatrice.
5. Dans la fiche du poste PC-SIE-047, onglet Connexions, relie l'écran : depuis le poste, tu verras qu'il a deux écrans ; depuis l'écran, à quel poste il est branché.
6. Dans l'onglet Documents, joins le bon de livraison.

Un champ comme Lieu ou Utilisateur attend une valeur qui existe déjà dans GLPI. Le petit bouton + à côté de la liste permet de la créer sans quitter la fiche, mais c'est ainsi que naissent les doublons : préfère compléter les intitulés à l'avance.

Les gabarits et la numérotation automatique

Un gabarit est une fiche modèle : les champs communs à toute une série sont déjà remplis. Pour vingt portables identiques reçus en même temps, tu crées un gabarit « Portable Lenovo ThinkPad T14 » avec le type, le fabricant, le modèle, le statut « En stock », le fournisseur et la durée de garantie ; il ne reste à saisir pour chaque machine que son numéro de série.

Les gabarits se gèrent avec le bouton Gabarits de la liste de chaque type d'actif. Depuis GLPI 11, on peut aussi créer un gabarit à partir d'une fiche existante (menu Actions de la fiche) et cloner un gabarit.

Les gabarits savent surtout numéroter. Dans un champ comme le nom ou le numéro d'inventaire, une valeur écrite entre chevrons est calculée à chaque création :

Avec <CH-\Y-####> dans le champ Numéro d'inventaire, le premier portable créé en 2026 reçoit CH-2026-0001, le suivant CH-2026-0002, et ainsi de suite. Sans \g, le compteur porte sur toutes les fiches du même type qui suivent le même format, quel que soit le gabarit qui les a créées.

Les logiciels : versions et installations

Dans GLPI, un logiciel (« LibreOffice ») a des versions (« 25.8.2 »), et chaque version est installée sur des ordinateurs. L'agent remplit tout cela automatiquement. Depuis Parc > Logiciels, tu vois pour chaque logiciel le nombre d'installations par version, et depuis la fiche d'un poste, la liste de ses logiciels.

Trois outils rendent cette liste exploitable :

• le dictionnaire des logiciels (Administration > Dictionnaires) regroupe les noms différents d'un même produit, retire les numéros de version des noms, ou ignore les composants sans intérêt (bibliothèques d'exécution, pilotes) ;
• les règles d'affectation d'une catégorie aux logiciels classent automatiquement chaque logiciel (« éditeur Microsoft et nom contient Office » donne la catégorie Bureautique) ;
• la recherche par version permet de répondre en une minute à la question de l'équipe sécurité : « Combien de postes ont encore une version vulnérable de ce lecteur PDF ? ».

La gestion des licences (combien on en a acheté, combien on en utilise) fait l'objet du chapitre 7.

Rechercher, filtrer, agir en masse

Toutes les listes de GLPI partagent le même moteur de recherche. Clique sur Rechercher, ajoute des critères (champ, opérateur, valeur), combine-les avec ET ou OU. Quelques recherches que Sarah utilise :

Une recherche peut être sauvegardée (l'étoile à côté des critères), partagée avec d'autres utilisateurs et même faire l'objet d'une alerte périodique. Le résultat s'exporte en CSV, PDF, ou au format tableur (ODS et XLS depuis GLPI 11) : c'est souvent ce fichier qu'on joint à un rapport.

Les actions massives s'appliquent à toutes les lignes cochées d'une liste, avec le bouton Actions : modifier un champ (déplacer vingt postes vers un nouveau lieu), ajouter à un contrat, affecter un statut, mettre à la corbeille, générer un gabarit. C'est le geste qui fait gagner des heures lors d'un déménagement ou d'une réforme de lot.

La corbeille, la purge et l'historique

Supprimer une fiche la met à la corbeille : elle disparaît des listes, mais reste dans la base et peut être restaurée. La purge l'efface définitivement, avec ses liens. Garde la purge pour les vraies erreurs (une fiche en double) ; un matériel parti au recyclage n'est pas une erreur, c'est une étape du cycle de vie : on le passe au statut « Réformé » et on garde sa fiche (chapitre 6).

L'onglet Historique de chaque fiche indique qui a modifié quoi, et quand, avec l'ancienne et la nouvelle valeur. Une ligne sans auteur correspond à une mise à jour automatique, par l'inventaire par exemple. C'est la première chose à regarder quand une fiche « a changé toute seule ».

Les liens entre éléments : vers une CMDB

Un parc n'est pas une liste de machines indépendantes. Le logiciel de gestion locative de Cèdre Habitat tourne sur une machine virtuelle, hébergée sur un hyperviseur, branchée sur un commutateur de la salle serveur, et utilise une base de données. GLPI permet de décrire ces liens :

• les applicatifs (Gestion > Applicatifs) regroupent les éléments qui rendent un service : serveurs, bases, logiciels ;
• les bases de données (Gestion > Bases de données) décrivent les instances et les bases qu'elles hébergent ;
• l'onglet Analyse d'impact dessine le graphe des dépendances d'un élément.

C'est ce qu'ITIL appelle une CMDB. Quand Thomas prépare un changement sur l'hyperviseur, l'analyse d'impact lui montre tout ce qui sera touché, donc les utilisateurs à prévenir (cours ITIL, gestion des changements).

Les actifs personnalisés

Jusqu'à GLPI 10, un objet qui n'entrait dans aucun type existant (un vidéoprojecteur, un badge d'accès, une tablette de terrain, un véhicule de service) demandait le plugin Generic Objects. Depuis GLPI 11, les actifs personnalisés sont natifs, dans Configuration > Actifs personnalisés :

1. Ajouter une définition : un libellé (« Vidéoprojecteur »), un nom système qui ne pourra plus changer, une icône.
2. Choisir ses capacités : les comportements qu'il emprunte aux actifs natifs (informations financières, contrats, documents, réservations, historique, base de connaissances, ports réseau, inventaire, logiciels…).
3. Définir ses champs : ajouter des champs (texte, nombre, date, liste, oui/non, URL), en masquer, les rendre obligatoires ou en lecture seule pour certains profils.
4. Donner les droits dans l'onglet Profils : tant qu'aucun profil n'a de droit sur ce type, personne ne le voit, ce que GLPI signale par un message.

Le nouveau type apparaît alors dans le menu Parc, avec ses fiches, ses recherches et ses actions massives. Chez Cèdre Habitat, les vidéoprojecteurs des salles de réunion sont devenus un actif personnalisé, avec les capacités Réservations (on les réserve dans Outils > Réservations), Contrats et Informations financières, et un champ « Heures de lampe ».

Exercices

Exercice 1 sur 5 Préparer un arrivage Réussi À revoir

Cèdre Habitat reçoit 12 portables Lenovo ThinkPad T14 identiques pour l'agence de Villeurbanne, livrés le 14 septembre 2026, garantis 36 mois. Décris comment Sarah les enregistre pour que chacun ait un numéro d'inventaire CH-2026- suivi d'un compteur sur 4 chiffres, en saisissant le moins possible.

Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 1

1. Créer un gabarit de portable : type Portable, fabricant Lenovo, modèle ThinkPad T14, statut « En stock », lieu Villeurbanne > Réserve, fournisseur, durée de garantie 36 mois dans l'onglet Gestion, et dans le champ Numéro d'inventaire la valeur <CH-\Y-####>.
2. Créer les 12 fiches à partir du gabarit : il ne reste qu'à saisir le numéro de série de chacune ; GLPI attribue CH-2026-0001 (ou le numéro suivant si des fiches 2026 existent déjà dans ce format), puis la suite.
3. Renseigner la date de livraison et de début de garantie (14 septembre 2026), éventuellement par une action massive sur les 12 fiches ; joindre le bon de livraison.
4. Coller les étiquettes. À l'installation, l'agent mettra à jour les fiches existantes (même numéro de série) au lieu d'en créer de nouvelles, et le statut passera à « En service ».

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 2 sur 5 La bonne recherche Réussi À revoir

Écris les critères de recherche pour chaque question, en précisant la liste où tu la lances.

1. Les ordinateurs de l'entité Cèdre Solidarité qui n'ont pas d'antivirus actif.
2. Les postes sur lesquels une version de « Lecteur PDF X » antérieure à la version corrigée est installée.
3. Les imprimantes du siège au statut « En réparation ».

Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 2

1. Parc > Ordinateurs, entité Cèdre Solidarité active : critère « Antivirus - Actif » est « Non » (et un second critère en OU pour les postes sans aucun antivirus remonté).
2. Parc > Ordinateurs : critère « Logiciel - Nom » est « Lecteur PDF X » ET « Logiciel - Version » inférieure à la version corrigée. On peut aussi partir de la fiche du logiciel, onglet des versions, qui donne le nombre d'installations par version.
3. Parc > Imprimantes : « Lieu » est « Siège » (sous-lieux compris) ET « Statut » est « En réparation ».

Sauvegarde ces recherches : la première et la deuxième sont des contrôles de sécurité à refaire régulièrement.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 3 sur 5 Corbeille ou statut ? Réussi À revoir

Pour chaque situation, dis s'il faut mettre la fiche à la corbeille, la purger, ou changer son statut.

1. Un portable volé, déclaré à l'assurance.
2. Une fiche créée deux fois pour le même écran.
3. Un lot de dix postes partis chez un recycleur agréé.
4. Un poste prêté trois semaines à un stagiaire.

Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 3

1. Statut (par exemple « Volé » ou « Réformé », avec un commentaire et la déclaration dans les documents) : la fiche reste la preuve de ce qui s'est passé, et on doit pouvoir retrouver la machine si elle réapparaît sur le réseau.
2. Purge de la fiche en double (après avoir vérifié qu'elle ne porte aucun ticket ni document) : c'est une vraie erreur de saisie.
3. Statut « Réformé », avec la date de réforme et le bordereau du recycleur joint (chapitre 6).
4. Statut « En prêt », avec l'utilisateur ; ou mieux, rendre le poste réservable et passer par Outils > Réservations, qui garde la trace des dates.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 4 sur 5 Un nouveau type d'actif Réussi À revoir

Le service des relations locataires veut suivre ses 25 tablettes de terrain (pas de GLPI Agent installable, un abonnement de données par tablette, un contrat d'assurance commun). Propose une définition d'actif personnalisé : libellé, capacités, champs.

Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 4

• Libellé : « Tablette de terrain » ; nom système TabletteTerrain.
• Capacités : Informations financières et administratives (achat, garantie, amortissement), Contrats (assurance), Documents (factures, bons de remise), Historique, Réservations si les tablettes sont partagées, Base de connaissances (procédure de réinitialisation).
• Champs : numéro de série (obligatoire), utilisateur, numéro de ligne de données (ou lien vers une ligne de Gestion > Lignes), date de dernière réinitialisation, case « Chiffrement activé ».
• Droits : lecture et modification pour les profils de la DSI, lecture pour le responsable du service.

Un autre choix défendable : utiliser le type natif Téléphones si les tablettes remontent par l'agent Android. L'important est de justifier le choix.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 5 sur 5 Retrouver l'auteur d'une modification Réussi À revoir

La fiche du serveur SRV-SIE-FIC01 indique maintenant le lieu « Vénissieux » alors qu'il est au siège. Comment sais-tu qui a fait cette modification et quand ? Et si la ligne n'a pas d'auteur ?

Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 5

Onglet Historique de la fiche : la ligne du changement de lieu donne la date, l'auteur, l'ancienne valeur (« Siège > Salle serveur ») et la nouvelle (« Vénissieux »). Si l'auteur est vide, la modification vient d'un processus automatique : probablement une règle d'affectation de lieu appliquée lors d'un inventaire (par exemple une règle par sous-réseau mal écrite, ou un tag d'agent erroné). Il faut alors corriger la règle ou le tag, puis le lieu de la fiche, et vérifier que les autres serveurs n'ont pas subi le même sort.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore