Chapitre 814 minIntermédiaire
Contrats, fournisseurs, budgets et coûts
Par Josselyn C., prof de BTS SIO. Mis à jour le .
À la fin de ce chapitre, tu sauras
- saisir un fournisseur, ses contacts et ses contrats ;
- calculer l'échéance et la date limite de résiliation d'un contrat ;
- suivre un budget et les coûts qui le consomment ;
- retrouver depuis une fiche le contrat et le fournisseur à appeler.
4 exercices corrigés1 schéma
La gestion administrative et financière du parc relie chaque équipement à ce qui l'entoure : le fournisseur qui l'a vendu, le contrat qui le maintient, la facture qui l'a payé, le budget sur lequel il a été acheté et les coûts qu'il génère. Dans GLPI, elle se fait dans le menu Gestion et dans les onglets Gestion, Contrats et Coûts des fiches. Ce chapitre explique comment saisir fournisseurs, contrats et budgets, comment ne plus jamais rater un préavis de résiliation, et comment suivre les dépenses.
Fournisseurs et contacts
Un fournisseur (Gestion > Fournisseurs) est une entreprise avec laquelle l'organisation travaille : revendeur de matériel, constructeur, éditeur de logiciel, prestataire de maintenance, opérateur, hébergeur. Sa fiche contient ses coordonnées, son type, son site web, et des onglets qui listent ses contacts, ses contrats et les éléments qu'il a fournis.
Un contact (Gestion > Contacts) est une personne chez ce fournisseur : le commercial, le support technique, le responsable du compte. Le jour d'une panne, le technicien trouve depuis la fiche du copieur le contrat, depuis le contrat le fournisseur, et depuis le fournisseur le numéro de la hotline : trois clics au lieu de dix minutes de recherche dans les courriels.
Un fournisseur peut aussi être acteur d'un ticket : quand Thomas transmet une panne au prestataire de maintenance, il ajoute le fournisseur aux acteurs chargés du ticket, ce qui garde la trace de qui doit agir et permet de mesurer ses délais.
Les contrats
Un contrat (Gestion > Contrats) décrit un engagement entre l'organisation et un fournisseur : maintenance, support, location, prêt, abonnement, assurance, hébergement. Les types de contrats se créent dans les intitulés. La fiche d'un contrat contient :
| Champ | Exemple : maintenance des copieurs | Rôle |
|---|---|---|
| Type | Maintenance | Classement, recherche |
| Numéro | MNT-2026-0412 | La référence du fournisseur |
| Date de début | 1er février 2026 | Point de départ de tous les calculs de période |
| Durée initiale du contrat | 12 mois | Avec la date de début, donne la date de fin, affichée en rouge si elle est dépassée |
| Préavis | 2 mois | Délai pour résilier avant l'échéance ; sert aux alertes |
| Numéro de compte | 615600 | Pour faire le lien avec la comptabilité |
| Périodicité du contrat | 12 mois | Durée de chaque période de reconduction |
| Périodicité de facturation | 3 mois | Rythme des factures |
| Reconduction | Tacite | Tacite : le contrat se renouvelle tout seul si personne ne le résilie ; expresse : il faut un accord explicite pour le renouveler |
| Nombre max d'éléments | 14 | GLPI refuse de rattacher un 15e copieur |
| Heures d'intervention | Lundi au vendredi, 8 h à 18 h ; pas le samedi | Les plages pendant lesquelles le prestataire intervient |
Après la création, les onglets rattachent le reste :
- Fournisseurs : le ou les prestataires du contrat ;
- Éléments : les équipements couverts (les 14 copieurs) ; depuis chaque copieur, l'onglet Contrats montre l'inverse ;
- Coûts : chaque coût du contrat (« redevance 2026 »), avec ses dates et le budget sur lequel il est imputé ;
- Documents : le contrat signé, les avenants, les factures.
Reconduction tacite, préavis et alertes
La reconduction tacite est la source de beaucoup de dépenses inutiles : un contrat dont plus personne ne se souvient se renouvelle chaque année, parfois pour du matériel réformé. Pour résilier, il faut prévenir le fournisseur avant l'échéance, en respectant le préavis.
Le contrat de maintenance des copieurs de Cèdre Habitat commence le 1er février 2026, pour une durée initiale de 12 mois, avec reconduction tacite et préavis de 2 mois :
- la période initiale couvre du 1er février 2026 au 31 janvier 2027 ;
- pour ne pas reconduire, il faut résilier au plus tard le 30 novembre 2026 (deux mois avant l'échéance du 1er février 2027) ;
- sans résiliation, le contrat repart pour 12 mois, jusqu'au 31 janvier 2028.
GLPI prévient avant ces dates. Dans la fiche de l'entité, onglet Notifications, les alarmes sur les contrats se règlent avec une valeur par défaut (alerte à la fin, au préavis, aux deux, ou à la fin de chaque période) et un délai d'anticipation. Chaque contrat peut aussi avoir son propre réglage d'alerte. Comme toutes les alertes, elles reposent sur une action automatique, sur une notification dont il faut renseigner les destinataires, et sur un cron qui tourne.
Les budgets
Un budget (Gestion > Budgets) est un montant disponible sur une période : « Budget matériel DSI 2026 : 48 000 € du 1er janvier au 31 décembre 2026 ». On ne saisit pas les dépenses dans le budget lui-même : ce sont les éléments et les coûts qui viennent le consommer.
- Un matériel ou une licence consomme le budget choisi dans son onglet Gestion, pour le montant de sa valeur.
- Un contrat le consomme par ses coûts.
- Un ticket, un problème, un changement ou un projet le consomment par les coûts saisis dans leur onglet Coûts.
L'onglet principal du budget récapitule les dépenses par type d'élément et le reste disponible, qui peut devenir négatif si l'on dépasse (GLPI l'affiche alors entre parenthèses depuis la version 11, selon l'usage comptable). Un point à connaître : vu depuis une sous-entité, le reste total du budget n'est pas affiché.
Budget matériel DSI 2026 : 48 000 €. Achats rattachés : 12 portables à 1 150 € (13 800 €) et 30 postes fixes à 820 € (24 600 €), soit 38 400 €. Reste disponible : 9 600 €.
Les informations financières d'un élément
L'onglet Gestion d'un matériel ou d'une licence rassemble tout ce que la comptabilité et les auditeurs demandent. Il doit être activé sur la fiche (ou par défaut pour toutes les nouvelles fiches, chapitre 6).
| Rubrique | Champs |
|---|---|
| Cycle de vie | Dates de commande, d'achat, de livraison, de mise en service, de dernier inventaire physique, de réforme |
| Achat | Fournisseur, numéro de commande, numéro d'immobilisation, numéro de facture, bon de livraison, valeur, budget |
| Amortissement | Type (linéaire, dégressif), durée en années, coefficient, valeur nette comptable calculée |
| Coût | Valeur de l'extension de garantie, TCO, TCO mensuel |
| Garantie | Date de début, durée en mois, informations ; date d'expiration calculée |
Le droit Informations financières et administratives se règle à part dans les profils (onglet Gestion) : un technicien peut voir le parc sans voir les prix, et le contrôle de gestion peut voir les prix sans pouvoir modifier le parc (chapitre 3). Un profil sans le droit de purger les informations financières ne peut pas purger un ordinateur qui en a.
Tout relier : du fournisseur au budget
Avec ces liens, GLPI répond à des questions transversales :
- « Quels équipements ne sont couverts ni par une garantie ni par un contrat ? » (recherche sur la date d'expiration de garantie et l'absence de contrat) ;
- « Combien nous coûte ce prestataire par an, tous contrats confondus ? » (fiche du fournisseur, onglet Contrats, puis coûts) ;
- « Combien reste-t-il sur le budget matériel pour finir l'année ? » (fiche du budget).
Les coûts dans l'assistance
Chaque ticket, problème ou changement a un onglet Coûts, où l'on saisit :
- un coût horaire multiplié par une durée (le temps passé par un technicien) ;
- un coût fixe (un déplacement facturé) ;
- un coût matériel (une pièce remplacée).
Rattachés à un budget, ces coûts le consomment ; rattachés à un ticket lié à un équipement, ils entrent dans le TCO de cet équipement. Chez Cèdre Habitat, les techniciens saisissent le temps passé dans les tâches ; un coût horaire interne de 40 € permet de valoriser ce temps.
Contrat de service, SLA et GTR : le lien avec le droit
Un contrat de maintenance contient souvent des engagements de délais : une GTI (garantie de temps d'intervention) et une GTR (garantie de temps de rétablissement), en heures ouvrées sur des plages définies, avec des pénalités en cas de dépassement. Dans GLPI, ces plages se lisent dans le champ Heures d'intervention du contrat ; les délais eux-mêmes se suivent dans les tickets transmis au fournisseur, et peuvent être modélisés par un niveau de service (chapitre 11).
Les définitions de la GTI et de la GTR et le calcul des échéances sont dans le cours ITIL ; les clauses juridiques d'un contrat de service (obligations, pénalités, responsabilité) dans le cours Droit du numérique.
Les rapports financiers
Outils > Rapports propose des rapports prêts à l'emploi sur ces données (chapitre 13) :
| Rapport | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Par contrat | Les équipements sous contrat, par type et par date d'achat, avec les dates du contrat |
| Par année | La même chose, y compris les équipements sans contrat |
| Informations financières et administratives du matériel | Valeur, valeur nette comptable, TCO, dates d'achat, de mise en service et de fin de garantie, avec des totaux par type |
| Autres informations financières | La même chose pour les licences, les cartouches et les consommables |
Exercices
Exercice 1 sur 4 Les dates d'un contrat Réussi À revoir
Cèdre Habitat signe un contrat d'hébergement de son logiciel de gestion locative : début le 1er avril 2026, durée initiale 24 mois, préavis 3 mois, reconduction tacite par périodes de 12 mois, facturation mensuelle de 1 240 € HT.
- Jusqu'à quelle date court la période initiale ?
- Quelle est la date limite pour résilier à la fin de la période initiale ?
- Quel est le coût de la période initiale ?
- Sans résiliation, jusqu'à quand court la première reconduction ?
- Quelle alerte paramètres-tu dans GLPI ?
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 1
- Du 1er avril 2026 au 31 mars 2028 (24 mois).
- L'échéance est le 1er avril 2028 ; trois mois avant, c'est le 1er janvier 2028. Il faut donc résilier au plus tard le 31 décembre 2027.
- 24 × 1 240 = 29 760 € HT.
- Une période de 12 mois de plus : jusqu'au 31 mars 2029.
- Une alerte sur le préavis (et non sur la fin), avec une anticipation d'au moins 30 jours : elle part début décembre 2027, avant la date limite du 31 décembre. On renseigne aussi les destinataires de la notification et on vérifie que l'action automatique des contrats est active.
Tu avais trouvé ?
Exercice 2 sur 4 Que reste-t-il sur le budget ? Réussi À revoir
Le budget matériel DSI 2026 est de 48 000 €. Il a déjà financé 12 portables à 1 150 € et 30 postes fixes à 820 €.
- Combien reste-t-il ?
- Inès veut acheter des portables au même prix. Combien peut-elle en acheter sans dépasser, et que restera-t-il ?
- Que montrera GLPI si Sarah rattache par erreur 10 portables de plus au budget ?
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 2
- 12 × 1 150 + 30 × 820 = 13 800 + 24 600 = 38 400 €. Reste : 48 000 − 38 400 = 9 600 €.
- 9 600 ÷ 1 150 ≈ 8,35 : 8 portables, soit 9 200 €. Il restera 400 €.
- 10 × 1 150 = 11 500 € de plus, soit 49 900 € dépensés pour 48 000 € : le reste disponible devient −1 900 €, affiché entre parenthèses (1 900). GLPI n'empêche pas le dépassement : c'est à la DSI de le surveiller.
Tu avais trouvé ?
Exercice 3 sur 4 Le bon objet de GLPI Réussi À revoir
Pour chaque information, dis dans quel objet ou quel onglet de GLPI tu la saisis.
- Le numéro de téléphone de la hotline du prestataire de maintenance.
- La facture d'achat d'un portable.
- Le fait que le contrat de maintenance couvre le copieur PRN-SIE-002.
- Les 45 minutes passées par Thomas sur un ticket, à 40 € de l'heure.
- La redevance annuelle du contrat d'hébergement.
- La durée de garantie de 36 mois d'un poste.
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 3
- Un contact rattaché au fournisseur (ou les coordonnées du fournisseur).
- L'onglet Documents de la fiche du portable (avec le numéro de facture dans l'onglet Gestion).
- L'onglet Éléments du contrat (visible aussi dans l'onglet Contrats du copieur).
- L'onglet Coûts du ticket : durée 45 min, coût horaire 40 €, soit 30 €, imputés éventuellement sur un budget.
- L'onglet Coûts du contrat, avec le budget concerné.
- L'onglet Gestion du poste, rubrique garantie : date de début et durée de 36 mois.
Tu avais trouvé ?
Exercice 4 sur 4 Le copieur en panne Réussi À revoir
Le copieur PRN-VEN-003 de Vénissieux est en panne un mardi à 10 h. Décris ce que Lucas consulte dans GLPI, dans l'ordre, avant de décider s'il appelle le prestataire ou s'il intervient lui-même.
Voir la réponseMasquer la réponse de l'exercice 4
- La fiche du copieur : son statut, son lieu, l'onglet Tickets (pannes récentes, peut-être la même).
- L'onglet Contrats : le copieur est-il couvert ? Par quel contrat, en cours de validité ?
- Le contrat : le type (maintenance pièces et main-d'œuvre ?), les heures d'intervention (mardi 10 h est dans les plages), les délais promis, le fournisseur.
- Le fournisseur et son contact support : le numéro de la hotline et la procédure.
- L'onglet Gestion du copieur, si aucun contrat ne le couvre : est-il encore sous garantie constructeur ?
S'il est couvert, Lucas ouvre le ticket, l'attribue au fournisseur (acteur du ticket), le met en attente du prestataire et note le numéro d'incident donné par la hotline. Intervenir lui-même sur un matériel sous contrat pourrait annuler la couverture.
Tu avais trouvé ?