Licences logicielles : suivi et conformité dans GLPI

Gérer les licences logicielles, c'est comparer en permanence ce que l'organisation a le droit d'utiliser (les licences achetées ou souscrites) et ce qu'elle utilise réellement (les installations et les utilisateurs), pour ne jamais être en défaut et ne pas payer pour rien. On appelle cette activité la gestion des actifs logiciels (Software Asset Management, SAM). Ce chapitre explique les types de licences et leurs métriques, la saisie des licences dans GLPI, le rapprochement avec l'inventaire, les alertes d'expiration et la préparation d'un audit d'éditeur.

Une licence, c'est un droit d'usage

Quand une organisation « achète un logiciel », elle n'achète pas le logiciel : elle acquiert un droit de l'utiliser, dans les conditions fixées par le contrat de licence. Le logiciel reste une œuvre protégée par le droit d'auteur. Installer un logiciel au-delà des droits acquis, ou dans un cadre que la licence ne prévoit pas (un usage commercial avec une licence réservée à l'usage personnel, une installation sur un serveur virtualisé non couverte), c'est de la contrefaçon au sens du code de la propriété intellectuelle.

Les conséquences sont réelles. Les contrats des grands éditeurs prévoient des audits : l'éditeur, ou un cabinet mandaté, demande la liste des installations et les preuves d'achat. Un écart se régularise au tarif public, souvent avec des pénalités, sans compter le risque pénal. À l'inverse, des licences payées et jamais utilisées sont de l'argent perdu. Le cadre juridique (droit d'auteur, contrefaçon, licences libres) est détaillé dans les cours CEJM, droit et Droit du numérique et RGPD.

Les types de licences et leurs métriques

Deux questions décrivent une licence : combien de temps dure le droit, et qu'est-ce qu'on compte (la métrique).

La démarche SAM en cinq temps

1. Inventorier les installations : c'est le travail de GLPI Agent, logiciel par logiciel, version par version.
2. Recenser les droits : factures, contrats, portails d'administration des éditeurs, en une licence GLPI par droit acquis.
3. Rapprocher : pour chaque logiciel payant, comparer l'utilisation mesurée (selon la métrique) au nombre de droits.
4. Corriger : désinstaller ce qui n'est pas justifié, réaffecter des licences inutilisées, acheter ce qui manque.
5. Surveiller : alertes d'expiration, contrôle à chaque arrivée et départ, rapprochement trimestriel.

Créer une licence dans GLPI

Une licence est toujours attachée à un logiciel déjà connu de GLPI (le plus souvent remonté par l'agent). On la crée dans Gestion > Licences, bouton Ajouter, ou depuis la fiche du logiciel, onglet Licences.

L'onglet Gestion de la licence reçoit, comme pour un matériel, le fournisseur, le numéro de commande, la facture, la valeur et le budget (chapitre 8), et l'onglet Contrats le contrat de maintenance ou de souscription.

Affecter une licence aux postes et aux utilisateurs

Une licence par poste s'affecte à des ordinateurs : depuis la fiche du poste, onglet Logiciels, ou depuis la licence, onglet Éléments, ou par une action massive sur une liste de postes. Une licence par utilisateur s'affecte à des utilisateurs (onglet dédié de la licence ; la fiche de l'utilisateur liste aussi ses licences).

L'onglet Synthèse de la licence compare le nombre d'affectations au champ Nombre. Mais attention : GLPI ne rattache pas tout seul une installation remontée par l'agent à une licence. L'agent dit « ce logiciel est installé sur ce poste » ; c'est toi qui dis « ce poste utilise ce droit ». Le rapprochement consiste précisément à vérifier que chaque installation correspond à une affectation.

Rapprocher : un exemple chiffré

En octobre 2026, Sarah fait le rapprochement des quatre logiciels payants de Cèdre Habitat :

Si l'abonnement de la suite bureautique coûte 11,70 € HT par utilisateur et par mois, réduire de 7 licences économise 7 × 11,70 × 12 = 982,80 € HT par an. C'est le genre de chiffre qui intéresse la direction, et qui montre à la commission de l'E5 que tu as compris l'enjeu économique du patrimoine.

Normaliser les noms avec le dictionnaire

L'agent remonte les noms tels que les installeurs les déclarent. Le même produit peut apparaître sous trois noms (« Planeo 2025 », « Planéo Client », « Planeo (64 bits) »), et le rapprochement devient faux. Le dictionnaire des logiciels (Administration > Dictionnaires > Logiciels) corrige cela par des règles :

Les règles s'appliquent aux inventaires suivants ; une action permet aussi de les rejouer sur les logiciels déjà en base.

Les alertes d'expiration

Un abonnement qui expire sans qu'on le renouvelle, c'est un service qui s'arrête un lundi matin. GLPI peut prévenir à l'avance :

1. Renseigner la date d'expiration de chaque licence à durée limitée.
2. Dans l'entité (Administration > Entités, onglet Notifications), activer les alarmes sur les licences expirées et choisir le délai d'anticipation (de 1 à 365 jours ; 60 jours chez Cèdre Habitat).
3. Dans Configuration > Notifications, vérifier que la notification des licences est active et lui donner des destinataires (le groupe DSI, l'administrateur de l'entité).
4. Vérifier que l'action automatique correspondante est active et que le cron tourne.

Les mêmes réglages existent pour les certificats (Gestion > Certificats) : un certificat TLS expiré, c'est un site interne inaccessible et des agents d'inventaire qui ne remontent plus.

Les logiciels libres : rien à gérer ?

Un logiciel libre ne coûte pas de licence, mais il se gère quand même :

• la sécurité : il faut savoir quelles versions sont installées pour appliquer les correctifs (la recherche par version du chapitre 5) ;
• les obligations de la licence : la plupart ne s'appliquent que si l'on redistribue le logiciel. Une licence « copyleft » comme la GPL impose alors de fournir le code source des modifications ; une licence permissive comme MIT demande surtout de conserver la mention de l'auteur. C'est un point qui concerne directement les développeurs SLAM qui intègrent des bibliothèques dans leurs applications ;
• le support : certains logiciels libres ont une offre de support payante, qui se suit alors comme un contrat.

Enregistre-les dans GLPI comme les autres (ils le sont déjà par l'agent), avec une catégorie et éventuellement une licence « illimitée » pour documenter le type de licence.

Préparer un audit d'éditeur

Un éditeur annonce un audit de ses produits dans trente jours. Grâce à GLPI, Sarah prépare un dossier en une journée au lieu de trois semaines :

1. L'état des installations : export, depuis la fiche du logiciel, des postes et des versions installées, à la date du jour.
2. L'état des droits : licences GLPI avec leurs factures et contrats joints (onglet Documents).
3. Le rapprochement par métrique, avec l'explication des écarts.
4. Les corrections déjà faites : tickets de désinstallation, comptes désactivés, avec leurs dates.
5. La procédure qui évite de recommencer : contrôle à chaque arrivée et départ, rapprochement trimestriel, alertes.

Exercices

Exercice 1 sur 4 Conforme ou non ? Réussi À revoir

Pour chaque logiciel, dis si Cèdre Solidarité est conforme, sous-licenciée ou sur-licenciée, et ce qu'il faut faire.

Logiciel	Métrique	Droits	Mesure
Logiciel de comptabilité	Utilisateur nommé	3	3 personnes, qui l'utilisent sur 5 postes au total
Logiciel de retouche photo	Poste	2	Installé sur 4 postes
Antivirus	Poste, abonnement annuel	20	15 postes
Utilitaire de compression « gratuit pour usage personnel »	Usage personnel uniquement	0	Installé sur 12 postes

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1. Comptabilité : conforme, à condition que la licence par utilisateur nommé autorise plusieurs installations par personne (c'est le cas habituel, mais à vérifier dans le contrat). La métrique compte les 3 personnes, pas les 5 postes.
2. Retouche photo : sous-licenciée de 2. Désinstaller des deux postes qui n'en ont pas l'usage, ou acheter 2 licences.
3. Antivirus : sur-licencié de 5. Garder une petite marge pour les arrivées, sinon réduire à l'échéance du renouvellement.
4. Utilitaire : non conforme sur 12 postes. Une licence « usage personnel » n'autorise pas l'usage en entreprise. Le remplacer par un outil libre équivalent (7-Zip, par exemple, sous licence libre) et le désinstaller, de préférence par un déploiement centralisé.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 2 sur 4 Saisir une licence Réussi À revoir

Cèdre Habitat souscrit le 1er juillet 2026 un abonnement d'un an à un logiciel de signature électronique, pour 12 utilisateurs, 25 € HT par utilisateur et par mois, sans dépassement possible. Liste les champs que tu remplis dans GLPI, puis calcule le coût annuel à saisir dans l'onglet Gestion.

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• Logiciel : le logiciel de signature (créé à la main s'il n'est pas installé sur les postes, par exemple s'il s'agit d'un service en ligne).
• Nom : « Signature électronique - abonnement 2026-2027 » ; type : abonnement par utilisateur.
• Nombre : 12 ; Autoriser le dépassement de quota : Non.
• Date d'expiration : 30 juin 2027 (un an à partir du 1er juillet 2026).
• Onglet Gestion : fournisseur, date d'achat (1er juillet 2026), numéro de commande, facture jointe, budget, valeur.
• Affectation : les 12 utilisateurs concernés.

Coût annuel : 12 × 25 × 12 = 3 600 € HT. L'alarme de l'entité préviendra 60 jours avant l'expiration, soit début mai 2027.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 3 sur 4 Expliquer l'enjeu Réussi À revoir

La directrice financière de Cèdre Habitat demande pourquoi la DSI passe du temps à « compter des licences » alors que « tout est déjà payé ». Rédige une réponse de quatre ou cinq phrases.

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Exemple : « Tout n'est pas payé : ce que nous payons, c'est un nombre précis de droits, et l'inventaire montre parfois plus d'installations que de droits. En cas d'audit par un éditeur, ces écarts se régularisent au prix fort, avec des pénalités, et ils exposent l'organisation à une accusation de contrefaçon. À l'inverse, nous payons aujourd'hui 7 licences de la suite bureautique que personne n'utilise, soit près de 1 000 € par an. Le rapprochement trimestriel dans GLPI nous protège juridiquement et nous fait économiser de l'argent ; il prend une demi-journée parce que l'inventaire est automatique. »

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore

Exercice 4 sur 4 Les noms en désordre Réussi À revoir

L'onglet Logiciels de GLPI montre « ArchiDraw 2024 », « Archidraw Viewer », « ARCHIDRAW (x64) » et « ArchiDraw Licence Manager ». Seul « ArchiDraw » (le produit principal, toutes versions) est soumis à licence ; la visionneuse est gratuite. Propose les règles de dictionnaire à écrire.

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1. Nom contient « Viewer » et commence par « Archidraw » (sans tenir compte de la casse) : nom modifié en « ArchiDraw Viewer », catégorie Utilitaire. La visionneuse reste visible, mais à part.
2. Nom commence par « ArchiDraw » (sans tenir compte de la casse) et ne contient ni « Viewer » ni « Licence Manager » : nom modifié en « ArchiDraw », la version étant conservée dans le champ version.
3. Nom contient « Licence Manager » : nom « ArchiDraw Licence Manager », catégorie Système (c'est le serveur de jetons, utile à connaître mais pas à compter).

L'ordre compte : les règles les plus précises (Viewer, Licence Manager) doivent passer avant la règle générale. On rejoue ensuite le dictionnaire sur les logiciels existants, et on vérifie qu'il n'en reste qu'un « ArchiDraw » à rapprocher des 5 jetons.

Tu avais trouvé ?

Oui, j'avais bonPas encore