Fiche d'inventaire et fiche d'intervention

Une fiche d'inventaire décrit un équipement du parc : ce qu'il est, où il se trouve, à qui il est affecté, ce qu'il a coûté et ce qui lui est arrivé. Une fiche d'intervention (on dit aussi compte rendu ou bon d'intervention) décrit ce qu'un technicien a fait : la demande, le diagnostic, les actions, le résultat. Ensemble, elles forment la mémoire du service informatique : sans elles, chaque panne repart de zéro. Ce chapitre donne un modèle de chaque fiche, des exemples remplis, la collecte automatique des informations, le suivi des licences logicielles et les règles d'un compte rendu clair.

Pourquoi inventorier

On ne gère bien que ce qu'on connaît. Un inventaire à jour sert à :

• dépanner : connaître le modèle, la configuration et l'historique d'un poste avant même de se déplacer ;
• sécuriser : repérer les postes sans chiffrement, sous un système plus maintenu, ou absents de l'antivirus ; on ne protège pas un équipement dont on ignore l'existence ;
• planifier : prévoir les renouvellements d'après l'âge, la fin de garantie et la fin de support ;
• gérer les garanties, les contrats et les licences : savoir quoi faire réparer gratuitement, et prouver qu'on a les licences des logiciels installés ;
• répondre en cas de perte ou de vol : numéro de série pour la plainte et l'assureur, données concernées pour le RGPD ;
• suivre la comptabilité : un ordinateur est une immobilisation, que l'entreprise suit jusqu'à sa sortie.

Numéroter et étiqueter

Chaque équipement reçoit un numéro d'inventaire unique, qui ne sera jamais réutilisé : PC-0001 pour les postes, SRV-0001 pour les serveurs, IMP-0001 pour les imprimantes, TEL-0001 pour les téléphones. Une étiquette avec ce numéro (et un code-barres ou un QR code qui renvoie vers la fiche) est collée sur l'équipement, à un endroit visible et qui ne s'use pas. Chez Ravelle Conseil, le nom réseau du poste est son numéro d'inventaire : quand un ticket parle de PC-0042, on sait de quelle machine il s'agit, dans l'annuaire comme sur le bureau.

Le modèle de fiche d'inventaire

Une fiche se tient à jour à chaque événement : affectation, intervention, mise à niveau, sortie. Une fiche juste le jour de l'achat et fausse un an plus tard ne sert à rien.

Collecter automatiquement

Remplir 48 fiches à la main, c'est long et source d'erreurs. Les informations techniques se collectent par script, ou mieux, par un agent d'inventaire.

# Relevé d'inventaire d'un poste Windows, enregistré en CSV sur un partage du service
$os   = Get-CimInstance Win32_OperatingSystem
$cs   = Get-CimInstance Win32_ComputerSystem
$bios = Get-CimInstance Win32_BIOS
$cpu  = Get-CimInstance Win32_Processor | Select-Object -First 1
$disque = Get-PhysicalDisk | Select-Object -First 1
$carte  = Get-NetAdapter -Physical | Where-Object Status -eq 'Up' | Select-Object -First 1
$version = (Get-ItemProperty 'HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion').DisplayVersion

[PSCustomObject]@{
    Nom         = $env:COMPUTERNAME
    Fabricant   = $cs.Manufacturer
    Modele      = $cs.Model
    NumeroSerie = $bios.SerialNumber
    Processeur  = $cpu.Name.Trim()
    RAM_Gio     = [math]::Round($cs.TotalPhysicalMemory / 1GB)
    Disque      = "$($disque.MediaType) $([math]::Round($disque.Size / 1e9)) Go"
    Systeme     = "$($os.Caption) $version"
    AdresseMAC  = $carte.MacAddress
    DateReleve  = Get-Date -Format 'yyyy-MM-dd'
} | Export-Csv -Path "\\SRV-FIC\inventaire$\$env:COMPUTERNAME.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Le script interroge le système par CIM (le modèle d'information de Windows), construit un objet avec une propriété par colonne, et l'enregistre en CSV. La version affichée (25H2, 26H2) n'est pas dans Win32_OperatingSystem, qui ne donne que le numéro de build : elle se lit dans le registre. Sous Linux, les mêmes informations viennent de hostnamectl, lscpu, lsblk, ip link et sudo dmidecode -s system-serial-number.

En entreprise, on installe plutôt un agent d'inventaire sur chaque poste : l'agent GLPI envoie chaque jour la configuration matérielle, les logiciels installés et leurs versions au serveur GLPI, qui met à jour les fiches tout seul. Intune et les autres outils de gestion font de même pour les appareils qu'ils gèrent. Il reste à saisir à la main ce qu'aucun agent ne peut deviner : l'affectation, la facture, la garantie, le statut. Le cours GLPI et gestion de parc montre l'installation de GLPI et de son agent.

Les licences logicielles

Une licence logicielle est le contrat qui fixe ce qu'on a le droit de faire d'un logiciel : sur combien d'appareils ou pour combien d'utilisateurs l'installer, pendant combien de temps, et si on peut la transférer. Acheter un logiciel, c'est acheter ce droit d'usage, pas le logiciel lui-même. L'inventaire doit donc suivre les licences aussi soigneusement que le matériel.

L'activation en volume. Une organisation n'active pas ses postes un par un avec une clé différente. Windows et Office proposent quatre méthodes :

• MAK (Multiple Activation Key) : une clé valable pour un nombre défini d'activations ; chaque poste s'active une fois auprès de Microsoft ;
• KMS (Key Management Service) : un serveur de l'organisation active les postes du réseau, qui doivent le recontacter au moins tous les 180 jours ; il ne commence à activer qu'à partir de 25 postes clients (ou 5 serveurs) ;
• activation par Active Directory : la clé KMS est enregistrée dans l'annuaire, et les postes joints au domaine s'activent tout seuls ;
• activation par abonnement : avec une licence Windows Entreprise E3 ou E5, souvent incluse dans Microsoft 365, un poste Windows 11 Professionnel passe en Entreprise quand l'utilisateur se connecte avec son compte Entra ID.

La commande slmgr /dli affiche l'état de la licence d'un poste Windows : édition, canal (OEM, retail, volume) et état d'activation.

Rapprocher l'installé et l'acheté. L'agent d'inventaire dit quels logiciels sont installés et sur combien de postes ; les factures et les contrats disent combien de licences ont été achetées. Ce rapprochement, la gestion des actifs logiciels (Software Asset Management), protège dans les deux sens. Plus d'installations que de licences, c'est de la contrefaçon : un délit (article L335-3 du code de la propriété intellectuelle), puni jusqu'à trois ans de prison et 300 000 € d'amende, et les contrats des éditeurs prévoient souvent des audits. Moins d'installations que de licences, c'est de l'argent perdu : des abonnements encore payés pour des salariés partis. Dans GLPI, les licences se saisissent dans Gestion > Licences, rattachées au logiciel inventorié, avec leur nombre et leur date d'expiration, et GLPI compare ce nombre aux installations relevées par l'agent (gestion des logiciels et des licences dans GLPI).

Le modèle de fiche d'intervention

Voici une fiche remplie, pour un cas réel du parc :

Rédiger un compte rendu clair

Une fiche d'intervention est lue par un collègue qui reprendra le ticket, par toi dans six mois, par la responsable qui suit l'activité, et parfois par l'utilisateur. Quelques règles :

• Des faits, dans l'ordre. Ce que tu as constaté, testé, obtenu. Pas « j'ai regardé le PC » mais « Gestionnaire des tâches : disque à 100 % pendant cinq minutes après l'ouverture de session ».
• Sépare symptôme, cause et action. Le symptôme est ce que voit l'utilisateur, la cause est ce que tu as trouvé, l'action est ce que tu as fait.
• Note aussi ce qui n'a pas marché. Une hypothèse éliminée fait gagner du temps au suivant.
• Des valeurs précises : messages d'erreur exacts, codes, numéros d'événements, versions, références des pièces.
• Un langage adapté. Le diagnostic peut être technique ; le résumé destiné à l'utilisateur doit être compréhensible sans jargon.
• Jamais de mot de passe dans une fiche, ni de donnée personnelle inutile.
• Jamais de jugement sur l'utilisateur : « la boisson renversée sur le clavier », pas « l'utilisatrice a encore renversé son café ».

Des preuves pour l'épreuve E5

Ces fiches sont exactement ce que la commission de l'épreuve E5 veut voir pour deux compétences du bloc 1. Pour « Gérer le patrimoine informatique », le référentiel attend un recensement exhaustif fait avec un outil de gestion des actifs. Pour « Répondre aux incidents et aux demandes d'assistance et d'évolution », il attend des demandes prises en charge avec les outils adaptés, une méthode de diagnostic adéquate et un compte rendu d'intervention clair. Garde dans ton portfolio des fiches et des tickets réels (sans données personnelles), des captures de ton outil de gestion de parc, et sois prêt à expliquer ta démarche de diagnostic. Le cours sur l'épreuve E5 détaille les six compétences et ce que la commission vérifie.

Exercices

$volume = Get-Volume -DriveLetter C

EspaceLibre_Go = [math]::Round($volume.SizeRemaining / 1e9)